1.3.    Propriété

Le dossier constitue un outil de travail des professionnels de l’établissement ; il appartient à l’organisme gestionnaire sans que, pour autant, l’exercice de ce droit de propriété puisse faire obstacle au jeu des règles de consultation et de copie des éléments qu’il contient.

2    Conservation du dossier de l’usager

L’organisme gestionnaire a la responsabilité, à l’égard de l’usager, d’assurer une conservation efficace et sûre des informations et documents qui le concernent. Efficace, c’est-à-dire qui procure une traçabilité exhaustive des étapes importantes du processus d’accompagnement. Sûre, c’est-à-dire qui interdit l’accès à ces informations et documents à toute personne qui n’a pas qualité et intérêt pour en connaître le contenu.

Pour les ESSMS publics, cette conservation correspond à la notion d’archives courantes au sens du droit des archives publiques (article R. 212-10 du Code du patrimoine).

2.1.    Efficacité

L’établissement doit assurer la conservation des informations et documents utiles ou encore significatifs pour plusieurs raisons : servir de mémoire aux professionnels, permettre de répondre aux demandes de l’usager, assurer la traçabilité de l’accompagnement dans le cadre des démarches d’évaluation, rendre compte de l’activité accomplie en cas de contrôle ou d’inspection par l’autorité administrative compétente. Il s’agit là d’un objectif global d’efficacité que la doctrine administrative a décliné à travers la formule mnémotechnique « C3 » : cohérence des activités et des prestations, continuité des interventions, conservation des informations.

2.2.    Sûreté 

L’établissement doit assurer la conservation du dossier de l’usager dans des conditions matérielles telles que, quelle que soit la forme dudit dossier (papier, numérique), n’y ont accès que les professionnels ayant qualité et intérêt pour en connaître le contenu.

2.3.    Conséquences 

Le dossier de l’usager doit comprendre deux ensembles de documents qui sont conservés séparément : les documents à caractère médical, qui sont conservés par une infirmière sous la responsabilité d’un médecin (article R. 4127-72 du Code de la santé publique) ou sous la sienne propre (ex. : dossier de soins infirmiers) et les autres documents, qui sont conservés dans des conditions telles que seuls les membres de l’équipe pluridisciplinaire qui sont effectivement concernés par la situation individuelle de l’usager y ont accès. Les éléments du dossier de l’usager ne doivent jamais être libres d’accès à un tiers non habilité, quelles que soient les circonstances.

3    Accès au dossier de l’usager

Les suites à réserver à une demande d’accès au dossier de l’usager dépendent au premier chef de la qualité de l’auteur de cette demande. Il peut s’agir de l’usager lui-même, d’un professionnel membre de l’équipe pluridisciplinaire de l’établissement, d’un fonctionnaire investi d’une mission d’inspection, d’un magistrat ou d’un officier de police judiciaire en charge d’une investigation pénale, du juge civil dans le cadre d’un procès.

3.1.    Par l’usager

L’usager a accès à tout moment aux informations et documents contenus dans son dossier. Toutefois, l’exercice de ce droit d’accès doit être accompagné afin d’assurer une réception adéquate des informations aux points de vue psychologique, médical, thérapeutique ou socio-éducatif. L’intervention d’un professionnel s’impose donc, sans qu’elle puisse avoir pour objet ou pour effet de dissimuler des informations à l’usager : elle vise exclusivement à une bonne compréhension de ces informations, dans des conditions respectueuses de la personne accueillie compte tenu de sa situation de handicap. Par ailleurs, l’usager dispose du droit d’obtenir copie de tout ou partie des pièces de son dossier ; l’établissement peut prévoir, à cet effet, une tarification à prix coûtant des frais de copie dans le règlement de fonctionnement et demander paiement de ces frais à l’usager. Les ESSMS publics sont, sur ce sujet, soumis à un régime spécifique en ce que se cumulent au droit commun, issu du CASF, les règles applicables en matière de communication des documents administratifs aux administrés personnellement concernés.

3.2.    Par un professionnel membre de l’équipe pluridisciplinaire 

Le professionnel membre de l’équipe pluridisciplinaire, si le contrat d’accompagnement par le travail signé comprend une clause ayant autorisé le partage d’informations à caractère personnel, a accès aux pièces du dossier de l’usager à l’exception des éléments de nature médicale (sauf s’il est médecin, auquel cas il peut avoir accès à l’ensemble du dossier). Président de la réunion de synthèse, le directeur ou la directrice a, de plein droit, accès aux pièces du dossier de l’usager à l’exception des pièces à caractère médical. L’accès aux pièces médicales est toujours possible aux professionnels non médecins sous réserve qu’ils y aient été expressément autorisés par l’usager : le secret médical ne leur est alors pas opposable.

3.3.    Par un fonctionnaire investi d’une mission d’inspection 

Le fonctionnaire dûment investi d’une mission d’inspection (c’est-à-dire sur présentation de sa carte professionnelle et de la lettre de mission d’inspection) a accès au dossier de l’usager, dès lors qu’il est établi que les informations qu’il contient constituent des « renseignements nécessaires pour apprécier les conditions matérielles et morales de fonctionnement de l’établissement » au sens de l’article L. 331-3, alinéa 2 du CASF Au vu de l’article L. 1421-3 du CSP qui autorise l’accès à « tous documents nécessaires à l’accomplissement de (leurs) missions, quel qu’en soit le support, et en prendre copie », c’est au fonctionnaire – et à lui seul – d’apprécier l’utilité de cet accès, sans que puisse lui être opposé dans l’immédiat le secret professionnel. Toutefois, l’accès au dossier médical est réservé au seul médecin inspecteur de santé publique.

Par un juge d’instruction ou un officier de police judiciaire (OPJ) en charge d’une investigation pénale – L’accès au dossier de l’usager dépend de la nature des investigations pénales conduites.

Enquête préliminaire – D’une part, l’accès au dossier peut être sollicité dans le cadre d’une procédure de perquisition assortie, le cas échéant, d’une saisie. En vertu de l’article 76 du Code de procédure pénale, ces pouvoirs ne peuvent être exercés par l’OPJ qu’avec l’accord préalable et écrit de l’organisme gestionnaire ; l’accès au dossier de l’usager n’est donc pas de droit. Toutefois, la perquisition peut avoir lieu sans assentiment sur ordonnance du juge des libertés et de la détention (JLD). D’autre part, l’accès au dossier peut également être sollicité par réquisition écrite de l’OPJ sur autorisation du Procureur de la République au visa de l’article 77-1-1 du Code de procédure pénale ; dans ce cas, le secret professionnel ne peut être imposé à l’enquêteur et il doit être donné suite à sa demande de communication sous peine d’amende (3 750 €).

Enquête de flagrance – L’accès au dossier dans le cadre d’une perquisition éventuellement assortie d’une saisie ne peut être refusé à un OPJ : le recueil du consentement n’est pas exigé par l’article 56 du Code de procédure pénale.

Instruction – L’accès au dossier par voie de perquisition et saisie est ouvert, sans qu’il soit nécessaire d’obtenir un consentement, au juge d’instruction ou à l’OPJ titulaire d’une commission rogatoire (articles 92, 93 et 97 du Code de procédure pénale).

3.4.    Par un juge civil dans le cadre d’un procès 

A l’occasion d’un procès, qu’il implique ou non l’organisme gestionnaire, le juge civil peut ordonner à l’organisme gestionnaire – y compris sous peine astreinte – la production de pièces du dossier. Mais en raison du secret professionnel, l’établissement peut refuser d’exécuter cette ordonnance dès lors qu’elle n ‘est pas accompagnée de la constatation de l’accord de l’usager. En effet, le secret professionnel constitue un motif légitime d’inexécution (si l’organisme gestionnaire est parti au procès) ou un empêchement légitime (s’il est tiers au procès).

3.5.    Par un tiers 

Par hypothèse, il est interdit de permettre à un tiers d’accéder au dossier de l’usager. Les membres de la famille et de l’entourage de la personne accueillie ont la qualité de tiers quelle que soit la proximité de leurs rapports matériels et affectifs avec elle.
Toutefois, lorsque le mandataire judiciaire à la protection des majeurs (MJPM) a été expressément investi, par jugement du juge des tutelles, de la mission de protéger les droits personnels du majeur protégé et, à ce titre, mandat d’exercer ces droits pour le compte de la personne dans le cadre de l’accompagnement médico-social, alors il a accès au dossier. En cas de difficulté, il appartient au MJPM de saisir le juge des tutelles qui statue.
La personne qualifiée au sens de l’article L. 311-5 du CASF est un tiers ; aucun fondement juridique ne lui reconnaît un droit d’accès au dossier.

4     Archivage du dossier de l’usager

Lorsque l’accompagnement prend fin, il est utile de conserver le dossier de l’usager qui a quitté l’établissement pour pouvoir faire face à une contestation ultérieure. La durée de conservation post intervention correspond donc au délai de prescription extinctive des obligations de l’organisme gestionnaire et diffère selon le statut juridique de l’établissement : cinq ans pour les ESSMS privés, quatre ans à compter du 1er janvier de l’année suivant celle de la fin de l’accompagnement pour les ESSMS publics qu’ils soient ou non personnalisés.

Pour les ESSMS publics, cette durée correspond à la notion d’archives intermédiaires au sens du droit des archives publiques (article R. 212-11 du Code du patrimoine).

En raison de la possible interruption du délai de prescription, par exemple du fait de l’expression d’une réclamation a posteriori par l’usager, il peut être avisé de prévoir une durée de conservation de précaution égale à onze ans pour les ESSMS privés et à neuf ans à compter du 1er janvier de l’année suivant celle de la fin de l’accompagnement pour les ESSMS publics.

Avec l’accord de l’ancien usager, une copie de son dossier peut être établie et adressée à l’ESSMS qui l’accueille désormais.

 5    Sort du dossier de l’usager

Le sort du dossier de l’usager à l’expiration du délai de prescription extinctive des obligations de l’établissement varie selon son statut juridique.

Les ESSMS privés peuvent procéder à la destruction du dossier.

Les ESSMS publics qui relèvent de l’autorité de l’Etat sont soumis au régime des archives définitives et doivent, après tri des archives intermédiaires, remettre le dossier à un dépôts d’archives relevant du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines ou placés sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives (articles R. 212-10 à R. 212-18 du Code du patrimoine).

Les ESSMS publics qui relèvent de l’autorité d’une Commune sont soumis au régime des archives communales (articles R. 212-57 à R. 212-61 du Code du patrimoine) ; le dossier est donc déposé au service des archives municipales.

Les ESSMS publics qui relèvent d’un Département sons soumis au régime des archives départementales (articles L. 212-6 à L. 212-10 du Code du patrimoine) ; le dossier est donc déposé au service des archives départementales.

Les ESSMS publics qui relèvent d’un établissement public de santé (EPS) sont soumis au régime des archives applicable à cet établissement (articles L. 212-4, II du Code du patrimoine et    L. 1111-8 du Code de la santé publique).